Backups und sicheres WLAN: IT-Grundschutz für kleine Betriebe

Warum Backups Chefsache sind

Daten gehen öfter verloren, als man denkt: durch einen Hardwaredefekt, einen gestohlenen Laptop, ein versehentlich gelöschtes Verzeichnis oder Schadsoftware, die alle Dateien verschlüsselt und Lösegeld fordert. Für einen Betrieb stehen dabei Rechnungen, Angebote, Kundendaten und oft Jahre an Arbeit auf dem Spiel — ganz abgesehen von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen.

Die 3-2-1-Regel

Eine bewährte Faustregel für Datensicherungen lautet (weitere Empfehlungen gibt das BSI):

• 3 Kopien Ihrer Daten — das Original und zwei Sicherungen,
• auf 2 verschiedenen Speichermedien, zum Beispiel Computer und NAS,
• 1 Kopie außer Haus — bei einem Cloud-Anbieter oder auf einer Festplatte, die an einem anderen Ort liegt.

Ein typisches Setup für ein kleines Büro: Die Arbeitsdaten liegen zentral auf einem NAS, das automatisch jede Nacht eine Sicherung erstellt. Zusätzlich wird verschlüsselt in eine Cloud mit Serverstandort in der EU gesichert. Wichtig gegen Verschlüsselungstrojaner: Mindestens eine Sicherung sollte nicht dauerhaft mit dem Netzwerk verbunden sein oder mehrere ältere Stände vorhalten, die sich nicht nachträglich verändern lassen.

Was gesichert werden sollte

• Dokumente, Angebote und Rechnungen,
• die Daten der Buchhaltungs- und Branchensoftware,
• E-Mails und Kontakte,
• Ihre Website mit Dateien und Datenbank — mehr dazu unter WordPress sicher betreiben,
• Einstellungen von Router und Software, die sonst mühsam neu eingerichtet werden müssten,
• Fotos und Daten auf Firmen-Smartphones.

Wiederherstellung testen

Das häufigste Problem ist nicht das fehlende Backup, sondern das Backup, das im Ernstfall nicht funktioniert. Spielen Sie deshalb regelmäßig testweise eine Datei oder einen ganzen Ordner zurück. Legen Sie fest, wer für die Sicherungen verantwortlich ist, und notieren Sie in einem kurzen Notfallplan, was im Ernstfall zu tun ist.

Sicheres WLAN im Betrieb

Den Router absichern

• das voreingestellte Kennwort für die Router-Oberfläche durch ein eigenes, starkes Passwort ersetzen,
• automatische Firmware-Updates aktivieren,
• Fernzugriff auf den Router nur aktivieren, wenn er wirklich gebraucht wird,
• WPS deaktivieren, wenn Sie es nicht nutzen.

Richtig verschlüsseln

Nutzen Sie WPA3 oder mindestens WPA2 und ein langes, zufälliges WLAN-Passwort. Ältere Verfahren wie WEP gelten seit Langem als unsicher. Eine Anleitung für Router und WLAN bietet auch das BSI.

Netze trennen

Ihr Firmennetz mit Computern, Server und Drucker sollte niemand betreten, der dort nichts zu suchen hat. Richten Sie deshalb ein Gästenetz ein, das vom internen Netz isoliert ist — viele Router, etwa die FRITZ!Box, bieten dafür einen eigenen Gastzugang. Auch smarte Geräte wie Kameras, Heizungssteuerungen oder Fernseher gehören besser in ein eigenes Netz. In größeren Umgebungen lässt sich das sauber mit getrennten Netzwerksegmenten lösen. Wie Sie ein Firmennetz von Grund auf sinnvoll aufteilen, erkläre ich im Ratgeber Firmennetzwerk einrichten.

Gute Abdeckung statt Repeater-Kette

Mehrere hintereinandergeschaltete Repeater bremsen das WLAN oft spürbar aus. Stabiler sind vernetzte Access Points oder ein Mesh-System. Feste Arbeitsplätze, Drucker und Server verbinden Sie am besten per Netzwerkkabel — eine strukturierte Verkabelung ist die zuverlässigste Grundlage. Mehr dazu im Ratgeber WLAN-Probleme lösen.

Passwörter und Updates nicht vergessen

Das beste Netzwerk hilft wenig, wenn Zugänge schwach geschützt sind. Ein Passwortmanager erleichtert lange, einzigartige Passwörter für jeden Dienst. Für E-Mail, Cloud-Speicher und Onlinebanking sollte zusätzlich die Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv sein. Jede Person im Betrieb braucht ein eigenes Konto — dann lassen sich Zugänge gezielt entziehen, wenn jemand den Betrieb verlässt. Und nicht nur der Router braucht Updates: Betriebssysteme, Programme, Drucker und NAS sollten ebenfalls regelmäßig aktualisiert werden.

Checkliste

• automatische Backups nach der 3-2-1-Regel eingerichtet
• Wiederherstellung in den letzten Monaten getestet
• Router-Passwort geändert und Firmware aktuell
• WPA2 oder WPA3 mit langem WLAN-Passwort
• Gäste und smarte Geräte in getrennten Netzen

Ein Notfallplan auf einer Seite

Im Ernstfall zählt jede Minute — und dann ist niemand in der Stimmung, lange zu suchen. Halten Sie deshalb auf einer Seite fest: Wer ist für die IT zuständig? Wo liegen die Backups, und wie spielt man sie zurück? Wo sind die wichtigsten Zugangsdaten sicher hinterlegt? Wen rufen Sie an, wenn Sie nicht weiterkommen? Und in welcher Reihenfolge müssen Systeme wieder laufen, damit der Betrieb weitergehen kann? Bewahren Sie den Plan auch ausgedruckt auf — ein verschlüsselter Rechner kann ihn sonst nicht anzeigen.

Wann sich professionelle Hilfe lohnt

Die Grundlagen können Sie mit dieser Anleitung selbst umsetzen. Wenn Sie ein Netzwerk neu planen, mehrere Arbeitsplätze vernetzen oder sichergehen wollen, dass im Ernstfall alles funktioniert, unterstütze ich Sie gern — vor Ort im Oberallgäu. Mehr dazu auf der Seite IT-Support & Netzwerk.

Häufige Fragen